Praxistest: Barracuda Message Archiver

Vorab:

Eigentlich darf das Thema E-Mail-Archivierung gar nicht mehr “Neuland” im merkel’schen Sinne sein, denn selbst die gesetzliche Grundlage ist mittlerweile überarbeitet worden, aus der GDPdU wurde die GODB. Übergangsfristen sind längst in das Land der Mythen und Märchen heimgekehrt, Fakt ist: Wer nicht rechtsicher archiviert, riskiert ein saftiges Ordnungsgeld, inklusive Verzögerungsgeld und theoretisch kann einem auch ein Verbot zum Führen eines Betriebs treffen. Und an dieser Stelle noch einmal in aller Deutlichkeit: .pst-Archive sind keine rechtssichere Archivierung, da die E-Mails unveränderlich sein müssen.

Bisher habe ich mich mit einer rein Softwarebasierten Lösung auseinandergesetzt, aber eine aktuelle Kundenanforderung (und auch die Tatsache, dass mein Arbeitgeber Partner von Barracuda Networks ist) hat mich bewogen, einmal den Barracuda Message Archiver näher zu betrachten, und darum habe ich aktuell ein Blech vor mir liegen, dem ich genauer auf den Zahn fühlen kann.

Lizenzierung und Sizing

Sehr angenehm ist, dass man im Vergleich zu großen Softwarefirmen aus Redmond hier nicht viel falsch machen kann: Einziges Limit ist der Speicherplatz der auch als VM erhältlichen Appliance. Die Anzahl der Nutzer oder Postfächer sind hierbei völlig Irrelevant, wobei man realistisch bleiben sollte: Barracuda Networks spricht Empfehlungen hinsichtlich der Nutzerzahlen aus, und ein einzelner Quad-Core wird mit mehreren Tausen Nutzern gleichzeitig sicherlich wenig Freude bereiten. Es gibt den Barracuda Message Archiver mit einer kapzität von 500 GB bis 66 TB als physikalische Appliance, sowie virtuelle Appliances für Hyper-V, VMware, Amazon AWS, Azure und vCloudAir.

Unboxing

Nach dem Auspacken erfolg die Initialkonfiguration der Appliance klassisch via Tastatur und Monitor am SuperMicro-Chassis. Danach muss die Appliance aktiviert werden, denn die bei Barracuda “Energize Updates” genannten Updates beinhalten auch den Herstellersupport – die “EU” sind obligatorisch und mit Laufzeiten von 1,3 und 5 Jahren erhältlich, wobei längere Laufzeiten relativ gesehen wieder günstiger werden. Als cooles Gimmick liegt doch tatsächlich ein Barracuda T-Shirt mit im Karton, leider nur in Größe L – hier muss dringend noch nachgebessert werden 🙂

Konfiguration

Nach der Aktivierung habe ich zunächst die aktuellste Firmware installiert und mir die Möglichkeiten der Anbindung an meinen Exchange betrachtet, wobei im Grunde jeder mögliche oder unmögliche Mailserver genutzt werden kann:

  • Journaling: Auch Mailsenke genannte wird beim Journaling eine Kopie jeder vom Mailserver verarbeiteten Mail als Kopie in ein oder mehrere Postfächer geroutet. Dieses Postfach wird dann vom BMA regelmäßig oder nach Gusto abgerufen und anhand der Nutzerdaten aus dem Active Directory den verschiedenen Nutzern zugeordnet. Eine einfach zu implementierende Lösung, für die man die Konfiguration des Exchange nicht stark anpassen muss.
  • SMTP:  Der BMA ist in der Lage, Mails von zuvor definierten, vertrauenswürdigen Servern einfach zu Empfangen und dann zu archivieren. Er kann aber auch selbst als SMTP-Relay genutzt werden, was aber meiner Meinung nach für Exchange weniger sinnvoll ist.

Eine Liste von Servern und Deployment-Optionen gibt es hier: https://techlib.barracuda.com/BMA/DeploymentOptions

Archivierung

Die Archivierung durch Nutzung der Journaling-Funktion funktioniert wunderbar und scheint mir deutlich ausgereifter, als der regelmäßige Zugriff auf die einzelnen Mailboxen der Nutzer wie das bei Mitbewerbern zum Teil praktiziert wird. Der Barracuda Message Archiver dedupliziert und komprimiert die archivierten Mails. Da es ohne Frage Sinn macht, den Mailserver zu entlasten beherrscht der BMA neben dem klassischen Löschen von Mails auch das als “Stubbing” bekannte Verfahren, bei dem nur der Mailanhang gelöscht und ein Verweis auf das Archiv in der betroffenen E-Mail eingefügt wird. So kann der Administrator dem Nutzer trotz begrenztem Speicher auf Wunsch auch eine komplette Mailhistorie bieten, ich stehe allerdings eher auf “hartes Löschen”, denn doppelte Datenhaltung und dann noch zu Lasten der Mailbox-Datenbank… nunja, kann man machen, muss man nicht!

Das bringt noch einen weiteren, wichtigen Punkt mit auf die Tagesordnung: Backup! Werden archivierten E-Mails erfolgreich aus den Mailsystemen entfernt, so ist es absolute Notwendigkeit, dass der BMA regelmäßig gesichter wird, sonst ist Stress vorprogrammiert. Ich möchte an dieser Stelle auch nicht unterschlagen, dass der BMA mit einem weiteren Barracuda-Produkt hervorragend zusammenarbeitet: Barracuda Backup Server (den werde ich an anderer Stelle einmal vorstellen).

Ebenfalls sollte man einen ordentlichen Spamfilter nutzen, denn wenn man viel Spam und potenziell Malware mitarchiviert, macht das weder den Nutzern noch den Administratoren Freude – es drohen sonst Malwareattacken nach dem Schema “Und täglich grüßt das Murmeltier”.

Falls einem einmal der Platz ausgeht gibt es noch ein cooles Feature: Man kann einfach einen weiteren BMA mit dem vorhandenen “Stacken”, und schon hat man wieder Platz. Suchindizes werden auf beide Maschinen synchronisiert, um eine schnelle Suche sicherzustellen. Und wer sich traut, der darf einem US-Unternehmen auch gerne seine E-Mails in der Cloud anvertrauen…

Nutzerzugriff

Anwendern, die auf ihre archivierten E-Mails zugreifen möchten, bietet der Barracuda Message Archiver eine Vielzahl von Möglichkeiten, darunter eine Weboberfläche, Apps für iOS und Android oder – ganz klassisch – ein Outlook Client
Eine komplette Liste der Clients, Tools und Apps gibt es hier: https://techlib.barracuda.com/BMA/Tools

 

Fazit

Ich habe im Test einen Barracuda Message Archiver 350 mit einer Kapazität von knapp 2TB auf Herz und Nieren geprüft. Die Empfehlung von Barracuda Networks für dieses Gerät liegt bei ca. 300 Usern für diese Box. Es mag günstigere Lösungen geben, aber der Barracuda Message Archiver gefällt durch sein durchgängiges, durchdachtes und einfach zu bedienendes Design und die Vielzahl an Out-of-The-Box-Lösungen auch für weniger verbreitete Systeme, z.B. für Groupwise. Ganz kleine Unternehmen sind hier allenfalls mit einer Managed Service-Lösung gut bedient, fairerweise muss man aber auch betonen, dass der Produktfokus auf mittleren und großen Unternehmen liegt.

Gerade in Größen ab 250 Nutzern beginnt der BMA seine Vorteile auszuspielen, denn hier beginnt der Mitbewerb zum Teil schon mit der Skalierung über mehrere Maschinen, während Barracuda mit einer einzelnen Appliance bis 66TB bei 10.000 Nutzern auskommt!

 

(Screenshots folgen)

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